年會策劃公司用于年會舞臺搭建的場地一般分為室內和室外場地，選擇時首先要考慮年會現場需要使用的面積以及容納人數，其次詢問場地價格，按怎樣標準收費，是以小時收費還是天數收費，然后還有年會現場的硬件提供比如：音響、投影儀、麥克風、舞臺拼接地塊、桌椅等各種其他小件物品，要注意電水的提供是否方便，是不是需要另外給錢，附近有沒有廁所、停車場等。此外根據舞臺使用對象確定年會的舞臺搭建大小。如今年會策劃公司要做一個成功的用于年會的舞臺并不是看上去那么輕松，因為在年會舞臺搭建的前期必要準備許多質料，如果年會現場有比較大型的表演，還應利用電視轉播、大屏幕顯示器等合理的設施來配合完成。

　　在一般情況下，要特別注意的是在架木板的時候保證使每塊舞臺板之間縫隙更小，這樣有利于牢固舞臺，同時利于年會的順利。一般桁架是綁在舞臺兩邊的腿上面的，不過現在出現的很多桁架，鋼材結構比較好的就沒有這個必要，直接升降就行了，這種桁架的成本比較高，一般在大型的年會現場用得比較多，而普通的小場年會就用那種一般的桁架，用繩子固定好綁在舞臺兩側可以穩住的地方，把整個舞臺與兩邊的物體固定好，這樣一個完整的舞臺就成功了。

　　然后就是年會舞臺搭建的機械，這方面主要是要求安全可靠，所有舞臺機械都必須保證絕對安全可靠的?？煽啃栽O計理論上是建立在大量實驗數據基礎上的，不同的使用場合要求的可靠度也是不一樣的，設備的可靠性是根據其維修難易、重要程度、工作要求等方面的因素綜合考慮決定的。此外通常年會現場的舞臺會采用多層次的布置方式，這樣可以使整個舞臺顯得具有有立體感和空間感，使觀看者感覺不那么單一。

　　由于舞臺上面鋪的木板是有一定規格的，所以年會策劃公司用于年會舞臺搭建也是有一定的尺寸規格限制的，舞臺木板的規格是整數乘以整數的就好使用，在搭建前策劃好舞臺的尺寸選擇好正確規格的木板，可以避免材料的浪費，這就在搭建年會現場的過程中減少了大量的成本。